Convocazione assemblea di condominio

Riunione di Condominio e convocazione dell’assemblea

L’Assemblea condominiale o riunione di condominio rappresenta l’organo deliberante del Condominio.

Essa infatti ha il potere di decidere ed influenzare la vita in Condominio, soprattutto per quanto riguarda la gestione delle parti comuni.

Le delibere dell’assemblea di condominio

L’art. 1135 cod.civ. indica le principali attribuzioni dell’assemblea condominiale, ovvero:

• confermare l’amministratore
• approvare il bilancio consuntivo e preventivo
• decidere sulle opere di manutenzione straordinaria e sulle innovazioni.

Convocazione assemblea condominiale

Partiamo dalla fine.

Quali sono le conseguenze di una non corretta convocazione dell’assemblea condominiale?

Ci sono delle regole procedurali, indicate nel Codice Civile, che l’amministratore deve applicare quando convoca l’assemblea del Condominio che amministra. 

Le vediamo tra poco.

Intanto diciamo che, se queste regole non vengono correttamente applicate, l’assemblea (e quindi le delibere che vengono lì assunte) potrebbero essere annullate.

Potrebbero perché, se nessuno impugna il verbale di assemblea entro 30 giorni dalla riunione (se chi impugna è presente) o dal ricevimento del verbale (per chi non ha partecipato), questo diventa definitivo.

E anche tutte le decisioni in esso contenute.

A meno che non ci siano delle singole delibere affette da nullità, per le quali è prevista la possibilità di essere sempre impugnate, da chiunque ne abbia interesse.

Quali sono allora le regole per una corretta convocazione dell’assemblea di condominio?

Diciamo innanzitutto che l’amministratore non può (o meglio non potrebbe, ma poi spesso lo fanno lo stesso) convocare l’assemblea semplicemente imbucando l’avviso nella cassetta della posta o con una semplice mail. 

Secondo l’art. 66 dis. att. c.c. l’avviso di convocazione deve essere inviato con raccomandata, PEC, fax o consegnato a mano, almeno 5 giorni prima della data fissata per la riunione (o nel diverso termine eventualmente previsto dal regolamento condominiale contrattuale).

Per cui, se viene spedita per esempio con raccomandata, questa deve essere ricevuta almeno 5 giorni prima.

L’amministratore quindi dovrà andare in Posta con un po’ di anticipo.

Cosa deve contenere l’avviso di convocazione di assemblea?

L’avviso di convocazione di assemblea deve contenere la specifica indicazione dell’ordine del giorno, cioè le questioni sulle quali l’assemblea è chiamata a votare.

Se una questione non è inserita all’Ordine del Giorno, non può essere assunta la relativa delibera, ma soltanto eventualmente discuterne.

Quando all’OdG è inserita l’approvazione del bilancio consuntivo e preventivo, non è obbligatorio allegare questi ultimi alla convocazione d’assemblea, avendo ogni condomino la facoltà di visionare la documentazione contabile che l’amministratore deve mettere a disposizione.

Lo ha detto la Cassazione.

Generalmente però gli amministratori allegano questa documentazione alla convocazione, in modo tale da consentire una partecipazione informata dei condomini all’assemblea.

Per cui i 6 punti per la convocazione della riunione di condominio sono

1. l’Assemblea deve essere convocata ogni anno in via ordinaria: si tratta di un obbligo stabilito per legge.
2. L’Amministratore, infatti, alla fine di ogni anno è tenuto a rendere il conto della propria gestione e deve farlo entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
3. L’avviso, che ha per oggetto la convocazione dell’assemblea, deve essere inviato a mezzo raccomandata, PEC, fax o consegna a mano, e deve essere ricevuto almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione.
4. La comunicazione a tutti i condòmini è un presupposto essenziale per la regolare costituzione dell’assemblea.
5. L’omessa convocazione comporta infatti l’annullabilità della delibera assunta: gli assenti perché non ritualmente convocati potranno impugnarla entro 30 giorni dal ricevimento del verbale.
6. L’avviso di convocazione deve contenere l’indicazione del luogo, dell’ora dell’assemblea e i singoli punti posti all’ordine del giorno che saranno oggetto di discussione e di deliberazione.

Nell’avviso deve essere specificata sia la data di prima convocazione sia della seconda, che deve essere fissata necessariamente in un giorno diverso dalla prima, ma in ogni caso, non oltre dieci giorni.

Seconda convocazione della riunione di condominio

Nella seconda convocazione il numero minimo di partecipanti (il c.d. quorum), necessario per la valida costituzione dell’assemblea, è più basso, così come è inferiore la maggioranza richiesta per deliberare validamente.

L’assemblea in prima convocazione, infatti, è regolarmente costituita con l’intervento di tanti condomini che rappresentino i due terzi dei millesimi di proprietà dell’intero edificio e che costituiscano anche la maggioranza.

Le delibere sono valide se approvate con un numero di voti che rappresenti la maggioranza dei presenti all’assemblea e almeno la metà dei millesimi di proprietà dell’edificio.

In seconda convocazione, invece, è sufficiente che i condomini partecipanti rappresentino almeno un terzo dei millesimi di proprietà dell’intero edificio e che costituiscano un terzo del loro numero complessivo.

La deliberazione è valida se approvata dalla maggioranza degli intervenuti con un numero di voti che rappresenti almeno un terzo dell’edificio.

Le modalità di convocazione dell’Assemblea condominiale sono stabilite dalla legge e sono inderogabili.

Il regolamento condominiale (sia esso di natura contrattuale o assembleare) può modificare le norme previste dalla legge, ma solo in melius (ad esempio, se per legge l’avviso di convocazione dell’assemblea deve essere ricevuto almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza in prima convocazione, il regolamento condominiale può prevedere che la comunicazione avvenga almeno 10 giorni prima).

Come delegare qualcuno a partecipare all’assemblea

Solitamente in fondo al foglio di convocazione dell’assemblea gli amministratori inseriscono lo spazio per consentire a ciascun condomino di delegare qualcuno a partecipare all’assemblea al loro posto.

La delega può essere conferita a chiunque (altro condomino, familiare, amico) tranne che allo stesso amministratore del Condominio o a specifici soggetti indicati in un regolamento di condominio votato all’unanimità.

La Legge stabilisce però un limite quantitativo, ha previsto che se i condomini sono più di venti, il delegato non può rappresentare più di un quinto dei condòmini e del valore proporzionale.

Ad esempio, se un Condominio è costituito da 30 condomini, il rappresentante non potrà avere più di sei deleghe o rappresentare più di un quinto dei millesimi totali.  

Al di sotto di tale soglia, ove non sussistano altri limiti fissati nel regolamento di condominio, il numero di deleghe è libero.

Se non vengono rispettati questi limiti, le eventuali delibere prese con il voto “delegato” sono annullabili.

Chi deve ricevere la convocazione dell’assemblea condominiale?

La convocazione, infine, deve essere indirizzata a tutti i soggetti che hanno diritto di partecipare e quindi:

• ai proprietari delle singole unità (ed ai comproprietari, anche se il voto è sempre “uno”)
• agli inquilini quando hanno diritto di partecipare
• agli usufruttuari (cioè le persone che hanno acquisito il diritto di utilizzare l’abitazione per un determinato periodo).

Presidente può essere nominato solo un avente diritto alla convocazione ed al voto, pertanto, è escluso che possa essere l’amministratore di condominio a meno che esso non sia anche condomino e che ciò non sia vietato dal regolamento del condominio.

Casi particolari. Convocazione assemblee condominiali da parte dei condòmini

Il Codice Civile stabilisce che l’assemblea condominiale deve essere convocata annualmente dall’amministratore, in via ordinaria, per le deliberazioni indicate dall’art. 1135 cod. civ.

Può essere, inoltre, convocata in via straordinaria quando l’amministratore lo ritenga necessario o quando ne sia fatta richiesta da almeno due condòmini che rappresentino un sesto del valore dell’edificio (cioè 166,66 millesimi).

In quest’ultima ipotesi, decorsi inutilmente dieci giorni dalla richiesta, i condòmini interessati possono provvedere direttamente alla convocazione.

Dovranno quindi redigere la convocazione, indicando giorno, ora e luogo di svolgimento dell’assemblea, nonché l’ordine del giorno.

Ci sono poi delle ipotesi che prevedono la possibilità che alla convocazione dell’assemblea si giunga – pur in presenza dell’amministratore – anche su richiesta di un solo condòmino.

Convocazione dell’assemblea da parte anche di un solo condomino.

• Art. 1117-quater c.c. La norma prevede che, in caso di attività che incidano negativamente ed in modo sostanziale sulle destinazioni d’uso delle parti comuni, (l’amministratore o) i condòmini, anche singolarmente, possano diffidare l’esecutore e possano “chiedere la convocazione dell’assemblea per far cessare la violazione, anche mediante azioni giudiziarie”.
  
• Art. 1120, terzo comma, c.c. La norma stabilisce che l’amministratore di condominio sia tenuto a convocare l’assemblea entro trenta giorni dalla richiesta anche di un solo condomino interessato all’adozione di delibere aventi ad oggetto, in particolare, opere ed interventi volti a migliorare la sicurezza e la salubrità degli edifici, ad eliminare le barriere architettoniche,; a contenere il consumo energetico, ad installare impianti centralizzati per la ricezione radiotelevisiva e per l’accesso a qualunque altro genere di flusso informativo.
  
• Art. 1129, undicesimo comma,  c.c. La norma dispone che, nei casi in cui “siano emerse gravi irregolarità fiscali” o l’amministratore non abbia aperto ed utilizzato un conto corrente intestato al condominio, i condòmini, anche singolarmente, possano “chiedere la convocazione dell’assemblea per far cessare la violazione e revocare il mandato all’amministratore”.
  
• Art. 66, primo e secondo comma, disp. att. c.c. La norma prevede che l’assemblea possa essere convocata in via straordinaria (quando l’amministratore lo ritenga necessario o) quando ne sia fatta richiesta da almeno due condòmini che rappresentino un sesto del valore dell’edificio. In quest’ultima ipotesi, decorsi inutilmente dieci giorni dalla richiesta, i condòmini interessati possono provvedere direttamente alla convocazione. In mancanza dell’amministratore, l’assemblea, tanto ordinaria quanto straordinaria, “può essere convocata a iniziativa di ciascun condomino”.
  
• Art. 71-bis, quarto comma, disp. att. c.c. La norma prevede che la perdita dei requisiti elencati al primo comma della stessa disposizione e contraddistinti con le lettere a), b), c), d) ed e) comporti, per l’amministratore, “la cessazione dall’incarico” aggiungendo, altresì, che, in tale evenienza, ciascun condomino possa “convocare senza formalità l’assemblea per la nomina del nuovo amministratore”.

Quali sono le funzioni ed i poteri del presidente di una assemblea condominiale?

Per prima cosa deve far riferimento al regolamento del condominio, che potrebbe disciplinarne compiti ben precisi, altrimenti si demanda all’assemblea stessa.

In linea di massima, i compiti del presidente sono i seguenti:

1. Controllare la validità della costituzione dell’assemblea, verificando che tutti gli aventi diritto siano stati regolarmente convocati dall’amministratore nei modi richiesti dal Cod. Civ.
   
2. Che le eventuali deleghe siano valide e che il numero dei presenti consenta di raggiungere il numero legale per deliberare.
   
3. Verificare che vi sia la maggioranza delle teste necessaria per la regolare costituzione dell’assemblea (quorum costitutivo) e contemporaneamente la somma dei millesimi riferiti alle varie unità immobiliari dello stabile. Si rammenta che il nostro ordinamento giuridico prevede sempre una doppia maggioranza per garantire la democraticità delle delibere.
   
4. Dopo ogni singola votazione, controllare che il numero delle teste e dei millesimi raggiunti consentono di ritenere approvata o meno la decisione (quorum deliberativo). Deve infatti verificare non solo il numero delle teste e dei millessimi di chi ha votato a favore, ma anche dei dissenzienti e degli astenuti. Il voto, dovrà essere espresso su di una proposta concreta e chiaramente formulata. Il presidente ne verificherà il risultato prendendo nota dei nominativi e delle scelte operate da ciascuno, decisione che riporterà nel verbale con i nominativi e le relative quote millesimali.
   
5. Moderare le discussioni che avvengono in assemblea consentendo a tutti la possibilità d’intervenire nel dibattito e stabilendone la durata.
   
6. Garantire ad ognuno la possibilità di esprimere le proprie ragioni su tutti i punti posti in discussione all’ordine del giorno al fine di giungere ad una formazione della volontà assembleare.
   
7. Controllare che vengano verbalizzati sia l’arrivo di eventuali condomini che intervengono alla riunione dopo l’apertura dell’assemblea e sia chi si allontani prima della chiusura della stessa.
   
8. Al termine di ogni punto discusso, dovrebbe far rileggere al segretario quanto verbalizzato. Se il verbale non dovesse essere riletto dopo ogni punto discusso, lo si dovrebbe almeno rileggere alla fine della riunione, prima di apporre la firma, la data e l’ora di chiusura dell’adunanza, per verificare se si è redatto o no un corretto processo verbale.

Riunione di condominio nomina del segretario

Può essere nominato segretario sia un condomino e sia un usufruttuario o un loro delegato purché munito di delega scritta.

Non è chiaro se l’amministratore possa svolgere anche la funzione di segretario.

Secondo alcuni, si tratta di una soluzione sconsigliabile, anche se in molti regolamenti di condominio ciò è permesso.

Il compito principale del segretario è quello di redigere il verbale dell’assemblea così come gli viene dettato dallo stesso presidente.

Il verbale, deve contenere la volontà espressa dai condomini, che si sono riuniti in assemblea.

Va redatto in maniera chiara e leggibile, perché sarà, in un immediato futuro, inviato a tutti gli assenti che hanno il diritto di conoscere ciò che è stato discusso e deliberato in assemblea.

Ha, infatti, valore di prova è può dare modo, ai condomini che non sono d’accordo con il deliberato, di impugnare l’assemblea o solo alcuni punti della stessa.

Il verbale datato, letto, chiuso e firmato, non può più essere variato se non per errori materiali o di calcolo e la correzione deve essere sottoscritta sia dal presidente e sia dal segretario ed essere effettuata in modo da risultare comunque leggibile.

Differenza tra assemblea ordinaria e straordinaria

Cominciamo col dire in cosa non sono differenti, ovvero nei quorum costitutivi e deliberativi.

La differenza consiste invece nell’obbligatorietà dell’oggetto della discussione.

Infatti, mentre l’assemblea ordinaria deve essere convocata ogni anno per discutere dell’approvazione dei bilanci consuntivo e preventivo e della nomina dell’amministratore, l’assemblea straordinaria è solo eventuale e può essere indetta per discutere di qualunque altro argomento di interesse comune.

Sul punto va detto però che nulla vieta di includere, nell’ordine del giorno della convocazione dell’assemblea ordinaria, altri argomenti oltre a quelli obbligatori per legge.

Diciamo allora che ciò che qualifica un’assemblea straordinaria è il carattere d’urgenza.

Solitamente è l’Amministratore a convocare anche l’assemblea straordinaria ma, se non lo fa, l’art. 66 disp. att. c.c. prevede che l’assemblea possa essere indetta da «almeno due condòmini che rappresentino un sesto del valore dell’edificio» e che ne facciano richiesta.

In tale ipotesi, se l’amministratore non provvede entro 10 giorni, gli stessi condòmini possono procedere alla convocazione.