Doveri dell’amministratore di condominio

Doveri dell’amministratore di condominio

La figura più importante del Condominio è senza dubbio l’amministratore, essendo quest’ultimo il legale rappresentante del Condominio stesso ed avendo quindi poteri di gestione e conservazione dei beni che lo costituiscono.

Vediamo quali sono i doveri a cui deve adempiere l’amministratore di condominio una volta che viene nominato dall’assemblea.

I doveri dell’amministratore di condominio previsti dall’articolo 1130 c.c. costituiscono le attività di ordinaria amministrazione dell’amministratore, per lo svolgimento delle quali non ha bisogno di alcuna autorizzazione da parte dell’assemblea.

In virtù dell’incarico conferitogli al momento della nomina, l’amministratore può quindi compiere gli atti di ordinaria amministrazione; per gli atti di straordinaria amministrazione invece è necessaria un’espressa delega oppure devono ricorrere i presupposti della necessità e dell’urgenza, con l’obbligo, in quest’ultimo caso, per l’amministratore di riferire alla prima assemblea e ricevere la ratifica di quanto fatto.

Procediamo all’analisi dei singoli doveri che la legge pone a carico dell’amministratore di un condominio.

Dovere di eseguire

L’articolo 1130 c.c., al primo punto, dispone che l’amministratore è obbligato ad eseguire le deliberazioni assembleari
Non dovrebbe quindi aspettare il decorso del termine di impugnazione della delibera.
È opportuno, però, che l’amministratore ne controlli la legittimità, la perfezione e l’efficacia.

Infatti, una delibera nulla non obbliga ad alcunché l’amministratore, il quale può solo procedere ad una nuova convocazione assembleare per far rimuovere la causa della nullità.

È inoltre tenuto a convocare annualmente l’assemblea per l’approvazione del rendiconto condominiale: costituisce grave irregolarità presentarlo oltre i 180 giorni dalla data di chiusura dell’esercizio di riferimento.

L’amministratore deve inoltre curare l’osservanza del regolamento di condominio; a lui potrà rivolgersi ogni condomino affinché provveda a farlo rispettare.

Articolo di approfondimento Assemblea di condominio.

Dovere di disciplina

Spetta inoltre all’amministratore disciplinare l’uso delle cose comuni e la fruizione dei servizi nell’interesse comune, in modo da assicurarne il miglior godimento a ciascuno dei condòmini.

Nell’esercitare tale potere è opportuno che l’amministratore si attenga a quanto previsto nel regolamento di condominio.

Anche nel caso in cui quest’ultimo manchi è indispensabile assicurare a tutti i condòmini l’uso di tali beni in maniera paritaria.

Qualora ciò non fosse possibile (ad esempio nel caso di posti auto numericamente inferiori al totale dei condòmini) è opportuno che l’amministratore ponga in essere provvedimenti tali da ristabilire il corretto uso paritario (determinando, nell’esempio proposto, un turno tra i partecipanti), discutendo della questione in assemblea.

Dovere di riscossione

L’amministratore deve provvedere alla riscossione dei contributi ordinari e straordinari, agendo anche coattivamente in caso di mancato pagamento e deve erogare le spese necessarie al funzionamento di tutti i servizi condominiali.

La riforma del condominio ha dettato regole che definiscono meglio gli obblighi e le sanzioni dell’amministratore sul punto.

Infatti, il nuovo articolo 1129, co. 9, c.c., prevede che salvo che sia stato espressamente dispensato dall’assemblea, l’amministratore è tenuto ad agire per la riscossione forzosa delle somme dovute dagli obbligati entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio nel quale il credito esigibile è compreso, curando diligentemente l’azione e la conseguente esecuzione coattiva.

Conservazione documenti condominio

Nello svolgimento di quest’attività di gestione dei beni comuni rientra anche il potere di compiere atti conservativi relativi alle parti comuni dell’edificio.

Tali atti consistono non solo nell’adozione di cautele in genere (per esempio, in presenza di  giardino condominiale, potare regolarmente le piante presenti per evitare che in caso di maltempo queste possano sradicarsi e cadere per il troppo peso), ma anche nell’esercizio di azioni contro le turbative e delle molestie prodotte da terzi o dagli stessi condomini sulle cose comuni (per esempio, escrementi di cani nelle parti comuni, non rimossi dai proprietari degli animali).

In questo caso, trattandosi di atti di ordinaria amministrazione, non è necessaria alcuna autorizzazione da parte dell’assemblea.

Gli obblighi dell’amministratore di condominio

Quali sono gli obblighi ai quali deve adempiere un amministratore di condominio quando viene nominato dall’assemblea?

Tenere i registri

Nel condominio vi è l’esigenza di documentare, ai fini della gestione amministrativa, i rapporti tra condominio e condòmini e quelli tra condominio e terzi (i fornitori, per esempio).

Allo stesso tempo, vi è la necessità di mettere in grado i condòmini di controllare l’attività dell’amministratore e di assicurare la continuità della gestione consentendo all’eventuale amministratore subentrante di conoscere quanto compiuto dal suo predecessore.

Ecco perché è espressamente previsto dalla legge che tra gli obblighi dell’amministratore ci sia:

1. della tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento (usufrutto e nuda proprietà, per esempio), comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio.Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni.L’amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie a tenere aggiornato il registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili;
2. della tenuta del registro dei verbali delle assemblee, nel quale sono annotate: le eventuali mancate costituzioni dell’assemblea (che avviene quando non si raggiunge il quorum costitutivo), le deliberazioni nonché le brevi dichiarazioni rese dai condomini che ne hanno fatto richiesta; allo stesso registro è allegato il regolamento di condominio, se presente;
3. della tenuta del registro di nomina e revoca dell’amministratore, in cui sono annotate, in ordine cronologico, le date della nomina e della revoca di ciascun amministratore del condominio, nonché gli estremi del decreto in caso di nomina con provvedimento giudiziale;
4. della tenuta del registro di contabilità, in cui sono annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello di effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita.
   Tale registro può tenersi anche con modalità informatizzate.
   La previsione espressa dell’obbligo di tenere un registro di contabilità dovrebbe garantire maggiore trasparenza nella gestione del condominio.

L’amministratore sarà quindi, in ogni caso, tenuto ad adottare almeno quattro registri.

Nella formazione dell’elenco dei condòmini, l’amministratore deve aver cura di indicare le esatte generalità ed il recapito presso cui il condomino desidera ricevere gli avvisi.

Se l’unità immobiliare è concessa in locazione, vanno riportate le generalità anche del conduttore.

All’atto della costituzione del condominio è opportuno che il primo amministratore acquisisca anche i titoli di proprietà dei singoli condòmini.

La tenuta di tali registri comporta la necessità del loro quotidiano e costante aggiornamento sulla base degli intervenuti mutamenti.

L’amministratore dovrà inoltre conservare tutta la documentazione inerente la propria gestione con riferimento sia al rapporto con i condomini sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio.

Tenere la contabilità

E’ necessario che l’amministratore documenti in maniera chiara e semplice la riscossione dei contributi da parte dei condòmini e l’erogazione delle spese necessarie per i servizi comuni e per la manutenzione dell’edificio.

Non solo al fine di conoscerne con esattezza l’ammontare, ma anche per assicurare ad ogni condomino la possibilità di prendere facilmente atto della situazione creditoria e debitoria del condominio in ogni momento.

Ciò rende opportuno, nei condomini di più ampia dimensione, la tenuta di un libro giornale dove registrare, in ordine cronologico, tutte le uscite e le entrate.

Accanto al libro giornale, può essere istituito uno schedario, nel quale indicare i debiti ed i crediti di ciascun condòmino.

Detta documentazione è sempre a disposizione di tutti i condomini  e deve essere aggiornata al massimo entro un mese dall’evento.

L’assemblea può decidere di autorizzare l’amministratore ad inserire la contabilità sul sito internet del condominio (se dotato), in maniera che tutti i condomini vi possano accedere liberamente.

Presentare i documenti giustificativi delle spese

L’amministratore, per adempiere al proprio incarico correttamente, non può esimersi dal documentare, in maniera precisa, le spese affrontate per il condominio.

Dovrà quindi conservare tutta la documentazione inerente la propria gestione, riferibile sia al rapporto con i condòmini, sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio.

Inoltre, le nuove norme in materia di rendiconto annuale prevedono che l’amministratore sia tenuto a conservare le scritture e i documenti giustificativi per dieci anni dalla data della relativa registrazione.

L’amministratore, inoltre, è tenuto a fornire al condòmino che ne faccia richiesta l’attestazione relativa allo stato dei pagamenti degli oneri condominiali ed alle eventuali liti in corso.

Rendiconto della gestione

L’articolo 1130 c.c. dispone che l’amministratore debba redigere il rendiconto condominiale annuale della gestione e convocare l’assemblea per la relativa approvazione entro centottanta giorni dalla data di chiusura dell’esercizio di riferimento.

L’obbligo del rendiconto sussiste nei confronti dell’assemblea e non del singolo condòmino, il quale può solo intervenire in sede di assemblea oppure, in caso di inosservanza dell’obbligo, chiedere in via giudiziale la revoca dell’amministratore.

Il rendiconto va presentato anche se l’amministratore sia stato revocato o si dimetta prima della scadenza annuale.

In tal caso si tratterà, chiaramente, di un rendiconto parziale.

Il rendiconto condominiale deve contenere le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili ed alle eventuali riserve, che devono essere espressi in modo da consentire l’immediata verifica.

Deve quindi provvedere alla suddivisione delle voci di entrata e di uscita tra i diversi condòmini in base ai millesimi: deve effettuare cioè il cd. riparto.

È obbligato ad allegare il rendiconto all’avviso di convocazione dell’assemblea ordinaria e ad indicare nello stesso avviso il luogo ed i giorni, immediatamente precedenti quello fissato per l’assemblea, in cui i condòmini possono prendere visione di tutta la documentazione condominiale.

In caso di approvazione del rendiconto, le somme portate a debito di ciascun condomino diventano definitive ed immediatamente esigibili.

L’assemblea condominiale può, in qualsiasi momento o per più annualità specificamente identificate, nominare un revisore che verifichi la contabilità del condominio.

La deliberazione è assunta con la maggioranza prevista per la nomina dell’amministratore e la relativa spesa è ripartita fra tutti i condomini sulla base dei millesimi di proprietà.

L’assemblea può anche nominare, oltre all’amministratore, un consiglio di condominio composto da almeno tre condomini negli edifici di almeno dodici unità immobiliari. Il consiglio ha funzioni consultive e di controllo.

Aprire il conto corrente condominiale

Ormai è pacifico che il Condominio debba avere un conto corrente intestato, sul quale l’amministratore è tenuto a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condomini o da terzi, nonché quelle a qualsiasi titolo erogate per conto del condominio.

Ciascun condòmino può chiedere all’amministratore di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, della rendicontazione periodica. Se l’amministratore non lo fa, il condòmino può andare in banca dando prova di aver prima fatto richiesta all’amministratore. In tal caso la banca non può rifiutarsi.

L’apertura di un conto corrente intestato al condominio va considerato un adempimento essenziale ai fini di una corretta gestione e la mancata apertura ed utilizzazione dello stesso da parte dell’amministratore è considerato un inadempimento particolarmente grave.

Infatti, l’assemblea può deliberare la revoca dell’amministratore per giusta causa. Oppure, in mancanza, ciascun condòmino potrà rivolgersi autonomamente all’autorità giudiziaria per ottenere la revoca.

Agire in giudizio per la tutela degli interessi comuni

Abbiamo detto che l’amministratore di un condominio ha la rappresentanza dei partecipanti e può, quindi, agire in giudizio a tutela di un interesse comune, sia contro i condòmini sia contro i terzi, il tutto nei limiti delle attribuzioni stabilite dall’articolo 1130 c.c.; quando invece si rende necessario agire in giudizio per questioni che esulano dalla sfera delle attribuzioni di ordinaria amministrazione, è necessaria una apposita delibera assembleare che lo autorizzi.

Alla stregua di questa regola si può ritenere che l’amministratore sia legittimato ad agire in giudizio senza alcuna autorizzazione nei confronti dei singoli condòmini al fine, per esempio, di riscuotere da quelli inadempienti il pagamento dei contributi determinati in base al riparto approvato dall’assemblea.

In generale si può dire che l’amministratore, anche nei casi in cui può stare in giudizio per conto del condominio, senza autorizzazione, debba comunque riferire all’assemblea.

Vi è invece un vero e proprio obbligo per l’amministratore di dare immediata notizia all’assemblea della convocazione in giudizio del condominio per la revisione delle tabelle millesimali: in caso di inadempimento, l’amministratore può essere revocato ed è tenuto al risarcimento degli eventuali danni.

Assicurazione professionale

Avere una assicurazione professionale per l’amministratore non è obbligatorio.

Tuttavia l’assemblea di condominio può subordinare la nomina dell’amministratore alla stipula di una polizza assicurativa individuale di responsabilità civile per gli atti compiuti nell’esercizio del mandato.

Solo in questa circostanza, infatti, l’amministratore di condominio è tenuto a dotarsi, a proprie spese, di un’assicurazione e ad adeguarne i massimali nel caso in cui, durante il suo incarico, l’assemblea deliberi lavori straordinari: l’adeguamento non deve essere inferiore all’importo di spesa deliberato e deve avvenire contestualmente all’inizio dei lavori.

In caso di mancata sottoscrizione della polizza dopo l’esplicita richiesta dell’assemblea, l’amministratore può essere soggetto a revoca dell’incarico e, se sussistono i presupposti, anche ad un’azione risarcitoria per violazione degli obblighi contrattuali.

Generalmente, salvo condizioni particolari, l’assicurazione copre tutti i danni non dolosi che l’amministratore può commettere nello svolgimento dell’incarico conferitogli.

Ne vien fuori che sebbene la polizza per gli amministratori di condominio non sia obbligatoria, è comunque fortemente consigliata.​